Motivation og trivselOnboarding

On­bo­ar­ding, der virker: "Det skal være simpelt, sjovt og en­ga­ge­ren­de"

Hos den strategiske designvirksomhed Hello Group skal nye medarbejdere med det samme møde ånden og kulturen. Derfor har virksomheden etableret et set-up, hvor nye medarbejdere med et simpelt online styringsværktøj inviteres indenfor på arbejdspladsen. Og med stor succes.



De seneste fem år har Hello Group haft vokseværk. Fra at være omkring 20 ildsjæle tæller virksomheden i dag over 70 ansatte. Med de seneste års udvidelser kom også behovet for at præsentere nye medarbejdere for virksomhedens stærke kultur og familiefølelse.

I spidsen for etableringen af en onboarding, der var både cool og hjertevarm, stod Helene Brinkgaard, der i dag er People and Process Lead i Hello Group.

Vigtigt at få ånden og kulturen med

"Efterhånden som vi voksede, overvejede jeg, hvordan vi kunne introducere nye medarbejdere til det Hello, jeg selv kender og elsker. Hvordan kan vi få kulturen ind under huden på dem og fortælle de søde, sjove og skøre historier, som er baggrunden for vores måde at arbejde på. Vi oplevede, at nye medarbejdere efter et par måneder stadig ikke vidste basale ting. Og det er nok en udfordring i mange virksomheder," fortæller Helene Brinkgaard og påpeger, at effektiviteten i onboardingen er afgørende.

"Onboardingen skal gerne ske lidt tjept, fordi nye medarbejdere hurtigt starter deres projekter. Samtidig ved vi alle sammen, hvor vigtigt det er at få ånden og kulturen med, når vi starter et nyt sted. Nye medarbejdere kommer netop til Hello, fordi de har hørt godt om os som arbejdsplads. Og det skal vi leve op til."

"Vi havde brug for et værktøj, som kunne fortælle nye medarbejdere om deres første tid hos Hello. Fordi vi i forvejen arbejder med det gratis webtool Trello til opgavestyring, var det oplagt også at bruge til onboarding og gøre nye medarbejdere fortrolige med værktøjet," forklarer Helene Brinkgaard.

Ikke ny, men unik idé

Selvom idéen med at bruge et online styringsværktøj til onboarding ikke er ny, er den unik for Hello Group – som den vil være for enhver anden virksomhed, der vælger at bruge det. For hvad boardet indeholder, og hvad der er nødvendigt at vide om arbejdspladsen, er forskelligt fra virksomhed til virksomhed.

"Den ansvarlige for den nye medarbejder vurderer, hvad boardet skal indeholde. Det er tænkt som et sted, hvor vi kan sige det, vi ikke husker at få sagt i forbifarten. Og når der er pauser i introprogrammet, er boardet et frirum, hvor medarbejderen kan fordybe sig i virksomhedskulturen. Men det står aldrig alene. Det erstatter aldrig mødet med kollegerne – men det tager medarbejderen i hånden og fortæller dem både need to know, men også nice to know," uddyber Helene Brinkgaard.

"Tiden, medarbejderen bruger på boardet, er bestemt ikke givet dårligt ud. Her læser medarbejderen om sine kolleger, om arbejdspladsen, kulturen og de indforståede ting, som vi gennem tiden har fået ned på papir. Jeg har indtrykket af, at det tit har fungeret som en icebreaker, fordi nye medarbejdere pludselig også kommer i besiddelse af den her tacit knowledge. Det, medarbejderen lærer gennem boardet, er netop kontekst for, når medarbejderen står over for en kunde og skal udvise den stærke mentalitet, som vi værdsætter hos Hello."

Anledning til selvrefleksion

Ifølge Helene Brinkgaard er effekten af boardet til at tage og føle på.

"Vi fandt hurtigt ud af, at det er noget, man lægger enormt meget mærke til, hvis det ikke er der. Men når det er der, er det bare noget, der fungerer og er rart for medarbejderne. For så er der ikke længere et behov. Vores mellemledere føler også, at der bliver taget ansvar af deres skuldre, fordi de ikke skal bekymre sig om at fortælle de små eller indforståede ting," forklarer Helene Brinkgaard.

"Arbejdet med at lave boardet gav også anledning til at reflektere over vores faste procedurer, men også de sjove historier, der skaber kulturen i virksomheden. For hvad er det, der gør vores arbejdsplads unik kontra mange andre bureauer? Det er et arbejde, du kan bruge i mange andre aspekter af dit employer brand," konstaterer Helene Brinkgaard.

"I Hello prøver vi at gøre verden til et mere interessant sted, ved at bruge 'human centred design principles' til at designe innovative og relevante produkter og services med vores kunder. Et af grundprincipperne er en eksperimenterende tilgang til vores projekter for kunder. Vi eksperimenterer med designet og bliver klogere af erfaring. Vi bygger noget på baggrund af en hypotese og tester det, hvorefter vi itererer på det løbende. Det er præcis den samme dynamiske tilgang, vi har haft til vores interne processer for håndtering af vores medarbejdere – her eksemplificeret i onboardingen. Trello-boardet er et levende produkt, så at sige, som alle bidrager til og forbedrer hele tiden."

En del af international rekruttering

Boardet indeholder også en del tiltænkt udenlandske kandidater, som kommer til Danmark for at arbejde.

"Listen ’You are new in Denmark’ på boardet har en medarbejder fra Tyrkiet foreslået. Han sad nemlig midt i alle de praktiske ting, der skal ske, når man kommer som udenlandsk kandidat til Danmark. Så han lagde kortene ind på listen, og jeg tilføjede efterfølgende forskellige guides, jeg fandt på nettet. Og det er jo nemlig det, der er så fedt ved boardet – at det er co-created," understreger Helene Brinkgaard.

Derfor kan boardet også bruges i forbindelse med international rekruttering, hvor det ofte er den administrative del af rekrutteringen, der skræmmer virksomhederne. Men samler du informationerne ét sted, kan de anvendes til kommende rekrutteringer, og du gør det samtidig nemt for både dig selv og medarbejdere at finde sig til rette i Danmark og på det danske arbejdsmarked.

Kast dig ud i det!

Ifølge Helene Brinkgaard handler det for andre virksomheder om at gøre, hvad der fungerer for dem.

"Her startede det jo bare som en fjollet liste, fordi mellemlederne skulle huske, hvad de skulle sige til deres nye medarbejdere, men med tiden er boardet blevet enormt beriget og er blevet et reelt værktøj. Derfor er det også blevet et værktøj til refleksion over vores processer. Når vi vedtager noget nyt, skal det jo med. Og så ser jeg pludselig beslutningen som en del af et samlet hele – det tror jeg mange virksomheder kunne gøre brug af," afslutter Helene Brinkgaard.

Sådan kommer du i gang med dit eget board på Trello

  1. Opret en brugerprofil på Trello – det er gratis
  2. Opret et board – Create new board
  3. Opret liste – f.eks. On first day – first week
  4. Opret kort – f.eks. Say hi around the office
  5. Gentag til du ikke har mere på hjerte – spørg så dine kolleger om hjælp
  6. Sørg for, at mother-boardet har en ejer og løbende opdateres