"Hvad kan vi tilbyde, som en headhunter ikke kan?"
Ifølge Henrik Stenmann, der er specialist i online markedsføring, dataindsamling og brugeradfærd på nettet, var flere forhold årsag til, at konsulenthuset tilbage i 2014 overvejede at indføre en kort arbejdsuge.
"Først og fremmest har konsulentbranchen behov for nye forretningsmodeller. Dernæst oplevede vi en eksplosion i antallet af tidsbesparende værktøjer, men for at få alle til at bruge dem, skulle der være en gulerod og en indre motivation. Skal medarbejderne arbejde mere effektivt og være forandringsparate, er almindelig bonus og lønpakke ikke nok - så er det den indre motivation og en forståelse for et stærkt WHY," forklarer Henrik Stenmann.
"Flere af vores medarbejdere blev nemlig kontaktet af headhuntere, og derfor begyndte vi at undersøge, hvad vi kunne tilbyde, som en headhunter ikke ville kunne. Her var en 4-dages arbejdsuge oppe og vende, men det er noget, vi har indført gradvist. For det krævede mange forberedelser og analyser af, hvordan vi brugte vores tid, og hvordan vi kunne bruge den smartere."
Bedre toplinje, bundlinje og sundhed
Forventningerne til indførelsen af en kortere arbejdsuge var da også høje, fortæller Henrik Stenmann, og det var ikke kun en politisk og økonomisk debat, men også en menneskelig.
"Vi tror på, at det skaber en bedre toplinje, en bedre bundlinje og sundere medarbejdere. Det ligger os meget på sinde at skabe livskvalitet for vores medarbejdere, og kan vi undgå, at de får stress eller brænder ud, har det stor værdi for os," understreger Henrik Stenmann.
"Og det er netop bevist, at tre dages fri sænker produktionen af de farlige stresshormoner og kolesterol. På den måde har en kort arbejdsuge en masse positive indvirkninger på medarbejdernes helbred."
"Ligesom at give en fodboldspiller forbud mod at træne"
Hos IIH Nordic modtog medarbejderne beskeden om en 4-dages arbejdsuge med begejstring, men Henrik Stenmann oplevede også, at initiativet ikke var for alle.
"En kort arbejdsuge betyder, at du skal forandre dig som medarbejder. Derfor har det været en hård proces, og vi har også været nødt til at ændre organisationen og skære til i forhold til forandringerne. For selvom vi vifter med en kort arbejdsuge, er det ikke ensbetydende med, at alle medarbejdere har lyst til eller kan lave om på sig selv," påpeger Henrik Stenmann.
"For flere af vores medarbejdere er arbejdet deres hobby. Derfor frygtede flere af dem, at de ikke måtte være på kontoret om fredagen, hvis de havde lyst. Det er ligesom at give en fodboldspiller forbud mod at træne. Så det har vi også taget hensyn til, og det har været en lang rejse."
Møder og mails største tidsrøvere
I processen identificerede Henrik Stenmann og hans partnere over 200 punkter, som kunne hjælpe medarbejderne med at arbejde mere effektivt.
Det resulterede i 40 konkrete forandringer, men især to forhold afslørede sig selv som oplagte at tage fat på. Det ene var møder, og det andet var mails, som en Office-medarbejder bruger op mod 60% af sin tid på.
"Mødeplanlægning er et fantastisk eksempel på, at vi er slaver af teknologien, fordi Microsoft i tidernes morgen bestemte, at et møde i en Outlook-kalender varer en time. Og det har vi bare indrettet os efter i stedet for at gøre op med, om det er nødvendigt at bruge en time. Vi har indført, at møder enten varer 20 eller 45 minutter, og derfor har vi æggeure i alle mødelokaler," fortæller Henrik Stenmann.
"Derudover har vi implementeret systemer, som hjælper os med at arbejde intelligent med mails. For mails skal enten besvares, delegeres eller sættes i kalenderen som en arbejdsopgave - og det gør systemerne nemt for os. Vi har også vurderet, hvordan vi skriver til hinanden. Er det eksempelvis en info- eller handlingsmail, og hvornår bruger vi CC? Det er overvejelser, man kan gøre sig."
25 minutters arbejde, 5 minutters pause
McKinseys seneste rapport viser, at sociale netværk for virksomheder kan øge produktiviteten med 20-25 % og reducere antallet af mails med op til 50 %.
"Derfor bruger vi både Slack og Yammer. Og taler rapporten sandt, så har du allerede din 4-dages arbejdsuge, fordi effektiviteten højnes med cirka en dags arbejde. Vi indførte netværkene, stort set uden introduktion, og det har virkelig været værdiskabende - men kun fordi alle bruger det," forklarer Henrik Stenmann.
"Vi bruger også Pomodoro-teknikken, hvor medarbejderne arbejder intensivt i 25 minutter og holder 5 minutters pause. I de 25 minutter tager nogle koncentrationsmusik i ørerne, mens andre tænder en lille rød cykellygte - her bliver de ikke forstyrret og lader sig ikke forstyrre. For udfordringen er ofte, at vi laver alt for mange ting uden en deadline eller en refleksion over, hvor længe en specifik opgave må tage," konstaterer Henrik Stenmann.
"Men det var også et initiativ, som tog lang tid at gøre til en vane, og det var først, da det kom til syne på et dashboard, at det for alvor virkede."
Godt råd: Glem alt om, hvad det koster!
Ifølge Henrik Stenmann er det i virkeligheden en meget drastisk beslutning, IIH Nordic har truffet. Men vælger andre virksomheder at gøre dem kunsten efter, er hans anbefaling klar.
"Sæt initiativerne i søen gradvist og få så mange med som overhovedet muligt. Identificér delmål, og giv medarbejderne fredagsfri, hvis målene nås. Og glem alt om, hvad det koster! For hvad koster det ikke, at din medarbejder får stress, er ineffektiv, har dårligt helbred eller skifter job? Og hvad koster det ikke, hvis du ikke får kvalificerede ansøgere," spørger Henrik Stenmann retorisk.
"Det er mit indtryk, at folk er klar til at give den en ekstra skalle, hvis de får en fridag i den anden ende. Derfor er min opfordring: Spring ud i det. Mit håb er, at flere virksomheder hopper med på vognen, for vi er i en spændende periode. Derfor vil vi også gerne stille os til rådighed som konsulenter for den virksomhed, som kontakter os med ønsket om at gå i vores fodspor," tilbyder Henrik Stenmann.
"For jeg vil aldrig sidde og vente på, at en teknologi forandrer mit liv. Jeg vil i stedet jagte teknologien og ride med på bølgen! Og det er i virkeligheden det, vi har gjort i IIH Nordic."
