Må du gemme ansøgninger?

Det kan være fristende. For selv nummer to kan være en kvalificeret kandidat, og det kan være dyrt at ansætte den forkerte. Så måske det falder dig ind at gemme kvalificerede kandidaters ansøgninger, hvis det skulle vise sig, at du tog fejl.

HR og rekruttering - Må du gemme ansøgninger? - Persondataloven - Datatilsynet

Men det må du ikke ifølge Persondataloven.

Lovens brug i rekrutteringsprocessen

Loven gælder for både offentlige og private virksomheder, og den beskytter blandt meget imod indhentning, udnyttelse, videregivelse og opbevaring af oplysninger.

Og alle gode ansøgninger indeholder personlige og fortrolige oplysninger. Men alle jobsøgende kandidater samtykker – idet de sender en ansøgning – til, at du bruger de oplysninger, mens du beslutter, hvem du vil ansætte.

Og du kan kun give én person stillingen, og derfor står du tilbage med en række ansøgninger, der måske er interessante for dig senere hen. Men du kan ikke uden videre opbevare oplysningerne, medmindre du oplyser den jobsøgende kandidat om, hvordan opbevaringen foregår.

Det fortsatte samtykke

Derfor betyder det gode afslag meget, så du får samtykke til at gemme oplysningerne. Det kunne have følgende ordlyd:

»Mange tak for din ansøgning. Vi har valgt at arbejde videre med en anden kandidat. Vi fandt din ansøgning meget interessant og har ønske om at gemme den, hvis der senere opstår et behov for en kandidat med din profil. Til dette behøver vi dog dit samtykke.«

Er kandidaterne interesserede og tilstrækkeligt ivrige efter at holde døren åben, vil de som oftest blive glade for, at du giver udtryk for, at du så værdi i deres profil.

Giver du afslag pr. telefon, kan du alternativt spørge kandidaten, om du må gemme oplysningerne, men her skal du huske at sende en mail til kandidaterne efterfølgende, som kandidaten kan besvare og dermed bekræfte jeres aftale.

Særlige tilfælde

Der foreligger imidlertid en særregel i forhold til opbevaring af straffeattester, som visse stillinger kræves medsendt til arbejdsgiver. Og du kan ikke uden videre opbevare straffeattester, ikke engang med samtykke fra kandidaten.

Du skal i stedet få accept fra Datatilsynet, der fører tilsyn med, at reglerne i Persondataloven overholdes. De rådgiver, vejleder, behandler klager og gennemfører inspektioner hos myndigheder og virksomheder, og du skal kontakte dem, hvis du nogensinde er i tvivl om, hvordan du benytter personfølsomme oplysninger.


Cookies på StepStone

Vi bruger cookies til trafikmåling og til optimering af hjemmesidens indhold. Der gemmes cookies fra StepStone og fra vores samarbejdspartnere. Ved at klikke videre på hjemmesiden accepterer du vores brug af cookies. Læs mere om vores cookies.