Motivation og trivsel

Sådan ef­fek­ti­vi­se­rer du møder på ar­bejds­plad­sen



Kom de dårlige møder til livs! Selvom litteraturen bugner med råd og vejledninger til, hvordan man holder effektive og gode møder på arbejdspladsen, så holder vi stadig dårlige møder i et væk. Vi spilder hinandens tid og virksomhedens penge. StepStone rådspørger professor, hvorfor vi er så dårlige til det med møder, og får gode råd til bedre møder.

Den ene halvsover. En anden tjekker mails. En tredje synes, der er for koldt. En anden ærgrer sig over det manglende wienerbrød til kaffen, og en femte tænker på ungerne, der snart skal hentes! Sådan kunne en typisk mødesituation i en dansk virksomhed sagtens se ud, for 15% af mødetiden er nemlig ren spildtid!*

StepStone har talt med professor Mie Femø Nielsen, der forsker i mødekultur ved Københavns Universitet, og som for tiden sammen med et hold humaniorastuderende samarbejder med Mærsk omkring mødeoptimering.

- Hvad er det, der gør, at møder så tit kikser, når nu vi egentlig godt ved alle de her ting om god mødekultur?

”Det kan der være flere grunde til. Oftest skyldes det manglede fokus og den manglende mentale tilstedeværelse, at folk simpelthen ikke har forstået, hvorfor de er til det pågældende møde, eller har gjort sig klart, hvad der skal komme ud af det,” fortæller Mie om hovedårsagen til de fleste dårlige møder.

Det er ifølge hende vigtigt inden mødet (samt under mødet) at få klart defineret for deltagerne, hvad det er for et slags ”møderum” deltagerne skal være i, så der ikke hersker tvivl om, hvad formålet med mødet er. En ting der kan kaste folk af, er nemlig hvis mødet ”bevæger sig”!

Et møde er en proces

Ethvert møde er ifølge Mie en proces, hvor ”møderummet” – eller mødezonen om man vil – sagtens kan bevæge sig, mens mødet står på! Mødet bevæger sig måske fra i starten at være f.eks. et orienteringsmøde over i pludselig at være beslutningsmøde eller et afklaringsmøde. En proces som ofte kan kaste mødedeltagerne af og fjerne følelsen af relevans for den pågældende:

”Er det et ’refleksivt rum’, et ’beslutningsrum’, et ’udviklingsrum’, et ’socialt rum’ eller noget helt andet. Dette element glemmer mange mødehåndbøger. Denne her procesrefleksion om selve mødesituationen; hvad er det, vi skal have ud af mødet, hvorfor skal vi det, og hvordan er vi så nødt til at gøre det, og hvor lang tid sætter vi af til hver del? Den halter det med mange steder,” forklarer hun.

”Ved at være procesrefleksiv over selve mødesituationen mens mødet står på kan man ofte foregribe at folk bliver frustrerede over at der foregår noget andet end de troede skulle ske.”

- Hvad vil det sige at være procesrefleksiv i en mødesituation?

”Hvad skal være forskellen på før og efter mødet, for hvem? Det er sådan nogle spørgsmål, man konstant må tænke på, når man sidder i en mødesituation,” forklarer hun om værdien i at give deltagerne en god mødeoplevelse, hvor de er ”med” hele tiden og føler sig relevante:

”På denne måde får man engagerede mødedeltagere, som går fra mødet opløftede og klar til ”at give den en ekstra skalle” i stedet for en desillusioneret medarbejder.”

Profit på gode møder

Mie tør godt påstå, at der er mange penge at hente for virksomhederne til en sort bundlinje på ordentlige møder:

”Jo højere du er i hierarkiet, jo mere holder du møder, og jo mere koster du virksomheden i ”møderi!” Så jo mere produktive dine møder er, desto mere værdi skaber du. Det er logik,” fortæller hun og går logisk videre:

”Hvis man har gode møder, så ruster man alle deltagerne til bagefter, når de er gået fra mødet, at træffe bedre beslutninger som virksomheden tjener flere penge på. Det er den ene ting. Den anden ting er, at hvis det er godt tilrettelagt møde, så bruger man mindre tid på det. Det er jo dyrt at have folk, som hænger rundt om et mødebord i en til to timer. Så at gøre et møde bare er en halv time kortere sparer jo tusindvis af kroner! Hvis der er syv sådan nogle møder på en uge, så kan man jo selv regne ud, hvor mange penge der er at spare,” fortæller Mie, men understreger dog samtidig kraftigt, at dette ikke er et argument i sig selv for at holde kortere møder:

”Kun hvis mødet er godt tilrettelagt, så kan de blive kortere.”

Ordentlig tilrettelæggelse

Ethvert godt møde er ifølge Mie ordentligt tilrettelagt inden, så deltagerne ved, hvad det er for et møde, de er på vej ind til, og hvorfor de er der. Det er derfor ikke alle steder, der skal kortes ned for at spare penge:

”Mødelederen kan måske godt lige bruge en halv time ekstra på at lave en ordentlig drejebog for mødet og en klar udmelding, for at få deltagerne helt obs på, hvordan de hver især bedst kan bidrage på mødet.”

- Bruger du selv dine egne råd, når du holder møder?

”Ja!” lyder det klart fra Mie, og forklarer hvorfor: ”Jeg synes klart, jeg er tvunget til det. For de mennesker, jeg holder møder med, er ofte toptravle. Dommene er jo nådesløse, hvis ikke det er godt. For så vil de jo ikke have tid næste gang. Så jeg synes, det er meget vigtigt, hvis man skal have deltagerne til at prioritere mødet. Det giver jo en tidsgave, de giver mødelederen, og hvis de vil gøre det mere end en gang så skal de gå fra mødet og synes, at det var umagen værd at komme,” fortæller Mie.

De fleste af os har på trods af de mange råd i mødehåndbøgerne alligevel siddet til mange dårlige møder.

- Hvorfor virker rådene ikke, Mie?

”Hvis alle kender mødehåndbøgerne og ved, hvad der står i dem, og alligevel holder dårlige møder, så er det måske bøgerne, der er forkerte på den! Kan det virkelig være rigtigt, at så mange hundrede millioner mennesker er forkerte og bøgerne rigtige? Det kunne være, vi har brug for nogle nye mødehåndbøger!” afslutter Mie, og planter dermed en vis forventning om spændende forskningsresultater fra hendes hånd.

Fakta

Mie Femø Nielsen er professor ved Institut for Nordiske Studier og Sprogvidenskab på Københavns Universitet. Hun forsker i interaktionsanalyse og kommunikationsdesign, herunder mødekultur.

*Ifølge en undersøgelse fra CA a-kasse bruger vi i snit 5,6 timer om ugen på møder, og af den tid er 15% ren spildtid. I kroner og ører er dette rigtig mange penge, der hver uge fosser ud af virksomhederne på dårlige møder.

Skrevet af Henning Frøjk Nørby Nielsen,
Frøjk Kommunikation