Ledelse

Vejen til den suc­ces­ful­de MUS-samtale

Til en samtale er dine medarbejdere sikre på at blive hørt, og den årlige medarbejderudviklingssamtale kan være afgørende for, at dine ansatte får deres ønsker og karrieremål opfyldt. Hvis du ikke er god til at lytte til hverdag, er tiden inde nu, hvis du vil fastholde dine medarbejdere i jobbet.



At blive fagligt udfordret står sandsynligvis meget højt på dine medarbejderes ønskeliste, når de skal vægte, hvad de prioriterer mest i deres arbejde. En medarbejderudviklingssamtale, den såkaldte MUS-samtale, er en metode til at forhandle nye udfordringer på plads med dine medarbejdere, så de ikke føler, at et jobskifte er nødvendigt, før de får de udfordringer, der matcher deres ønsker og forventninger.

Flere og flere ledere indser da også, at MUS-samtaler er et godt redskab til at fastholde personalet. En personalestab, der føler sig fagligt udfordret vel at mærke.

Fælles forventninger?

En MUS-samtale skal bruges til at afstemme forventninger med dine medarbejdere. Ofte ændrer arbejdsgange og procedurer sig, og de opgaver, du definerede ved ansættelsessamtalen, viser sig måske at være anderledes i praksis. Og selvom dine medarbejder opfylder deres job til fulde, kan de alligevel gå rundt med ambitioner om at løse andre eller flere opgaver.

Får de ikke indfriet ambitionerne, kan det i værste fald ende med, at medarbejderne forlader virksomheden for at få karrieredrømmene opfyldt et andet sted. Det betyder, at du som udgangspunkt skal tage dine medarbejderes ord meget alvorligt og se det som en mulighed for at afprøve, hvor meget ansvar dine medarbejdere kan bære på deres skuldre.

De ansatte er som oftest gode til at sige til og fra selv, og de bliver bedre og bedre til det. Men der findes naturligvis mange forskellige profiler på arbejdsmarkedet, og her er spørgsmålet, om du kan se potentiale i medarbejderen: Kan du give et velment skub til en medarbejder, der har brug for at rykke sig? Eller er der andre, der er bange for at fra og vise svaghed? Derfor kan man ikke som udgangspunkt stole på, at en stresset medarbejder frasiger sig flere opgaver, og en underbebyrdet medarbejder vil efterspørge flere.

En succesfuld samtale

En MUS-samtale skal bruges til at fastsætte mål for fremtiden og give hinanden gensidig feedback på året, der er gået. Det er en slags status og plan for, hvordan begge parter kan blive bedre og på hvilke områder.

Set fra en medarbejders synspunkt skal samtalen bruges til at kommunikere, hvordan medarbejderen selv ønsker at påvirke sit job og faglige udvikling. Det kan du hjælpe på vej ved at indbyde til en åben og konstruktiv dialog og ved at stille dig selv nogle spørgsmål, der kan være med til at optimere samtalen, fordi også du har taget dine medarbejderes arbejde op til overvejelse.

Stil dig selv de rigtige spørgsmål

Forberedelse er derfor vigtig, og du skal som minimum overveje følgende spørgsmål, inden den årlige samtale finder sted:

  • Trives medarbejderen med sine arbejdsopgaver – eller er det meget tydeligt, at vedkommende ikke gør? Hvad kan vi i så fald gøre ved det? Hvad er løsningen?
  • Er der sket væsentlige ændringer i de arbejdsopgaver, jeg præsenterede den ansatte for til ansættelsessamtalen? Tager opgaverne sig anderledes ud i praksis?
  • Udnytter jeg medarbejderens fulde potentiale i forhold til uddannelsesprofil og tidligere erhvervserfaring?
  • Trives medarbejderen socialt og er vellidt blandt kolleger?
  • Får medarbejderen den nødvendige opbakning fra ledelsen til at udføre sit job?
  • Hvordan ønsker jeg som leder, at medarbejderen skal udvikle sig til gavn for virksomheden både på et fagligt og et personligt plan?

Som med al konstruktiv dialog er det vigtigt, at også du som arbejdsgiver og leder kommer med forslag til, hvordan tingene kan blive bedre. Det er med til at demonstrere engagement og velvilje til at opfylde dine medarbejderes ønsker og behov.

Efterspillet

Under selve samtalen vil du som regel indgå en række aftaler om forskellige former for udvikling i dine medarbejderes job, f.eks. kurser og nye arbejdsopgaver. Som arbejdsgiver skal du sikre dig, at dine medarbejdere har forstået, hvem der tager initiativ til hvad og ikke mindst hvornår. Optimalt set bør alle fremtidsplaner skrives ned, så begge parter holdes fast på, hvad der blev aftalt under samtalen. Så er ingen i tvivl om, hvad der er blevet talt om, og hvad der nu skal ske.

Du kan også sikre dig, at jeres aftaler overholdes ved at invitere medarbejderen til en opfølgende samtale. Her kan du sammen med medarbejderen sikre dig, at han eller hun får den rette opbakning til at følge aftalerne til dørs, og muligvis har både du og medarbejderen brug for at forventningsafstemme: Kunne det, vi aftalte lade sig gøre i praksis? Har medarbejderen de fornødne værktøjer og den fornødne tid til at indfri aftalerne?

Vi ved, at MUS-samtalerne er en tidskrævende proces, der både kræver forberedelse og et afsluttende arbejde. For at optimere, dokumentere processen og styre hele processen kan man derfor benytte en række værktøjer til at styre den tidskrævende proces, f.eks. musskema.dk.