Du kender det med garanti. Du møder mandag morgen på kontoret og kan se frem til en uge med masser af opgaver. Ud over de mange opgaver, der venter, har du desuden et hængeparti fra sidste uge, og din elektroniske kalender viser, at du minsandten også har et par vigtige møder.
Jeg vil vove at påstå, at mange kender til ovenstående uafhængigt af, hvilken branche man arbejder i. Konsekvensen er, at mange - i stedet for at arbejde effektivt - bruger tid på at være frustreret over de mange opgaver, de ikke kan nå. De lader sig ganske enkelt overvælde af mængden af opgaver.
Resultatet er ofte, at de bruger fem gange så meget tid på at danne sig et overblik over, hvad de skal gøre, og i hvilken rækkefølge. Dette gør de ikke kun mandag, men hver dag i hele ugen.
Ydermere bliver nogle af opgaverne enten smidt ned i skraldespanden for "det var alligevel heller ikke vigtigt" og sidst, men ikke mindst bliver nogle af opgaverne kun lavet halvhjertet. Alt sammen koster tid, penge, motivation, og skaber stress, og du mister overblikket totalt. Men det behøver slet ikke at være på den måde.
Jeg vil beskrive en kort og enkel model, som skal hjælpe dig til at skabe et godt overblik, så du kan prioritere dine opgaver i den rigtige rækkefølge, give dig energi og motivation, så du øger din effektivitet på den positive måde. Det handler om at sætte mål, prioritere, skabe motivation, finde alternative muligheder og efterfølgende at handle.
Gode intentioner giver ikke resultater
Måske tænker du, at det her ved du godt alt sammen, men trods det, nikker du genkendende til mandag morgen-problematikken. Vidste du, at 85 % af dem som køber en bog i USA ikke læser mere end første kapitel? Hvis jeg spurgte, hvorfor, ville de nok svare: " Jamen, jeg fandt ud af, at bogen ikke var noget for mig". Eller: "Jeg har ikke lige haft tid" eller "Det er der ikke noget nyt i". Sådan tror jeg også, at det er på mange andre områder, blandt andet, når det gælder effektivitet. Der findes en masse gode intentioner, men der handles ikke på dem.
Som coach hører jeg ofte ovenstående undskyldninger, og når jeg spørger ind til det, er det, fordi folk ikke har sat sig nogen klare mål, foretaget en prioritering, og ved, hvorfor de gør det. De har ikke tænkt over, hvordan det kan motivere dem, hvilke handlemuligheder de har og udarbejdet en aktionsplan. Alt sammen simple ting som alle ved, men som få praktiserer.
Sådan skaber du overblik på 10 minutter!
Jeg vil derfor give dig en udfordring.
Du bruger 10 min på at gennemgå nedenstående model hver morgen. Du stiller dig selv følgende spørgsmål og besvarer dem på skrift:
Mål
- Hvad er mine 3 vigtigste mål i dag?
- Hvordan vil jeg prioritere dem?
- Hvad er beviset for, at jeg har nået dem?
Motivation
- Hvorfor skal jeg nå dem?
- Hvad vil det give mig? Hvad vil jeg lære? Hvordan vil det styrke mig?
- Når jeg mine mål hver dag, hvordan vil min arbejdssituation se ud om 6 måneder?
Handlemuligheder
- Hvad har jeg af handlemuligheder for hvert mål? (minimum 2)
Aktion
- Handling, handling, handling.
Når du gennemgår ovenstående model og spørgsmål, kan du fokusere på dine mål, foretage en prioritering samt skabe klarhed over, hvornår du vil være færdig med opgaven. Du er motiveret til at gå i gang og kan se fordele for dig selv og din arbejdssituation. Du finder forskellige måder at handle på, og så er det bare om at gå i gang.
"Jamen hvad så med de andre opgaver", tænker du måske. Ja, det er rigtigt. Der er jo flere end 3 opgaver på en dag, men pointen med det hele er, at du får taget dig af de vigtigste.
Hvis jeg nu spørger dig, hvilke opgaver, du altid sætter nederst på din "to do liste", gætter jeg så korrekt, hvis det er de opgaver, som er krævende, som kræver mange ressourcer, og som du måske er lidt utryg ved? Ofte er det lige netop disse, som er de vigtige, og som vil betyde mest for dig at få ordnet.
Men i stedet vælger du ofte at prioritere dem sidst på listen og tage dig af de opgaver, som ikke betyder så meget igen - og som er lette at gå til. Det betyder, at du mister energien, og øger din frustration, fordi du tænker på de mere betydningsfulde opgaver, som ligger og venter. Dette påvirker din effektivitet i en negativ retning.
Jeg garanterer dig, at starter du dagen med ovenstående model og tager de opgaver, som er vigtigst og mest betydningsfulde for dig - også selvom de kræver tid, skaber utryghed, osv. - så vil du opleve at få mere energi, større overskud og øge din effektivitet. Men som med alt andet her i livet afhænger resultatet af DIG og din indsats.
God arbejdslyst!
Vi håber, du har fundet denne artikel om personlig udvikling interessant. Du kan læse flere artikler om personlig udvikling og personlig coaching på StepStone's karrierecenter, hvor du ligeledes kan læse artikler om stresshåndtering på arbejdspladsen.
Af Anders Søndergaard,
Direktør i Result Coaching
